Conditions générales de vente

1. Champ d’application

Les présentes Conditions générales de services («CGV») s’appliquent à tous les Clients de PAPYRUS et sont destinées à définir et cadrer les droits et obligations du Client et de PAPYRUS dans le cadre de la réalisation des Prestations. 

Ce document établi en langue française s’applique, sans restriction ni réserve, à toutes les utilisations et ce, pour une durée indéterminée. 

Aucune condition particulière ne peut, sauf exception formelle écrite et signée par les personnes concernées, prévaloir contre les présentes CGV. En cas de contradiction entre différents engagements pris par les Clients et/ou PAPYRUS et/ou avec les prestataires externes, les CGV prévalent, hors accord explicite postérieur à l’acceptation des présentes CGV. Si l’une des clauses des présentes CGV se trouvait nulle ou annulée, les autres clauses n’en seraient pas pour autant annulées. Toute utilisation du site internet implique que le Client ait pris connaissance des CGV et qu’il adhère à ces mêmes conditions. 

Préalablement à la validation de tout contrat ou devis, le Client devra reconnaître avoir pris connaissance des CGV et les accepter sans réserve. En tout état de cause, les CGV sont accessibles à tout moment depuis le site de PAPYRUS. 

PAPYRUS se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment, sous réserve, lorsque les changements sont susceptibles d’affecter les droits du Client de manière substantielle, de notifier le Client préalablement par voie d’e-mail. Le Client est libre d’accepter ou de refuser les CGV modifiées. Pour refuser les CGV modifiées, le Client résilie son contrat. Tout Client qui a recours aux Prestations de PAPYRUS postérieurement à l’entrée en vigueur des CGV modifiées est réputé avoir lu et accepté ces modifications. 

2. Définitions – Lexique

Contrat de prestations de service : Désigne la formule du service souscrite par le Client constituée sous forme de « Formule scribe».

Heure : Désigne l’unité de mesure décomptée sous forme d’unité de travail tenant compte du temps et de la compétence de l’Intervenant lors des Prestations. Le nombre d’heures nécessaires à la réalisation d’une Prestation est susceptible de varier en fonction de la nature de la requête, de sa complexité, du temps nécessaire à sa réalisation et des Qualifications de l’Intervenant. 

Client : Toute personne morale ou tout professionnel utilisant les services de PAPYRUS.

CGV : Désigne les présentes Conditions Générales de Vente.

Prestations à  la carte : Terme spécifique utilisé pour les Prestations à la carte.

Formule: Désigne un ensemble prédéfini de tâches, réunies sous forme de formule et décomptées par tranche 20h, sur une base mensuelle.

Prestation à la carte : Désigne les services réalisés par PAPYRUS pour le compte Client, à l’unité et décomptés de la même manière que précédemment, sur la base d’un tarif horaire, validé précédemment par le retour de devis signés par le client. Ceci déclenche alors la ou les prestations de services à la carte.

Tâche : Ensemble des tâches menées par PAPYRUS dans le cadre de la carde de la réalisation totale de ladite ou lesdites prestation(s).

PAPYRUS : Désigne la société PAPYRUS, ci-avant mentionnée.

3. Objet

PAPYRUS est spécialisée dans l’assistanat de direction à distance ainsi que l’implémentation et l’externalisation des processus métiers des entreprises. Les services proposés par PAPYRUS sont constitués d’humain(s) et d’automatisation de fichiers de suivi de l’activité. ‍

4. Offre de services

PAPYRUS propose la réalisation de Prestations sous la forme prestations à la carte ou sous forme de formule au forfait, selon les modalités et conditions définies ci-après.

4.1 Souscription d’une formule au forfait

Le Client s’engage à fournir à PAPYRUS, au moment de la configuration de son service d’assistance personnelle, des coordonnées e-mail exactes et à jour. PAPYRUS n’est en aucun cas responsable de la non-réception par le Client des réponses à ses e-mails dans le cas où le Client aurait fourni des coordonnées e-mail inexactes ou obsolètes. 

4.2 Cycle d’une forfait

Un cycle d’une formule au forfait commence le jour où le Client souscrit à une formule au forfait et verse le paiement de l’acompte sur la mission (30 % du prix total T.T.C, par le biais d’un moyen de paiement valide.

4.3 Disponibilité du service 

Sauf stipulation contraire, les Intervenants sont disponibles aux horaires de bureau, du lundi au samedi de 8h00 à 19h00, hormis les jours fériés. 

4.4 Contenu des Formules au forfait

PAPYRUS propose différents formules en fonction des besoins du Client, à savoir :

Les prestations “A la carte” prévoit : 

• Un nombre défini de tâches, décompté par heures de travail pour la réalisation total du projet de soutien impulsé par le client.

Le nombre d’heure d’audit et évaluation des besoins sont également décompté à l’heure sur le tarif en vigueur. Le client s’engage à verser le paiement de l’acompte sur la mission (30 % du prix total T.T.C, par le biais d’un moyen de paiement valide.

 

4.5 Tarifs des Formules au forfait

Les forfaits suivent le barème suivant :  

4.5.1. Révision des tarifs

PAPYRUS se réserve le droit de modifier le prix mensuel des formules au forfait, à tout moment et sans justification de motif, à la seule condition de mentionner le nouveau prix mensuel aux présentes. Le prix mensuel applicable est le prix tel qu’indiqué aux présentes au moment de la validation du contrat de prestations de services, sans préjudice d’une modification ultérieure par PAPYRUS.

4.5.2. Coût d’une Prestation

Le nombre d’heures(s) nécessaire à la réalisation des Tâches (échanges préalables, estimation du nombre d’Actions, exécution des services, compte rendu etc.) d’une Prestation est susceptible de varier en fonction de la nature de la requête, de sa complexité, du temps nécessaire à sa réalisation et des Qualifications de l’Intervenant.

4.5.3. Débours

En cas d’achats effectués ou de frais engagés dont la facture est établie directement au nom du Client, PAPYRUS procède à un prélèvement de la somme due au titre dudit ou desdits achats en tant que frais de débours. En cas de difficultés rencontrées à la suite de l’achat d’un bien ou d’un service (non-réception du bien, défaut de livraison, etc.), PAPYRUS ne pourra pas être tenu responsable dès lors que l’Intervenant aura répondu à la demande du Client.

4.5.4. Frais 

Tous les autres frais engagés par PAPYRUS dans le cadre d’une Prestation réalisée pour le Client (frais d’affranchissement, frais bancaires, déplacements, panier repas etc.) font l’objet d’une refacturation au Client à hauteur des montants engagés par PAPYRUS suivant le barème kilométriques en vigueur.

4.6. Demande de Prestation 

La réalisation d’une Prestation est conditionnée à une demande claire et précise quant à la Tâche à réaliser. Pour chaque Prestation, le Client envoie un e-mail en français pour une prise de rdv physique ou téléphonique en détaillant le contenu de la Tâche à réaliser. Pour renouveler un service que le client avait déjà contracté, il peut le demander par la voie du mail.

4.7. Mise à disposition d’une adresse e-mail personnalisée 

L’adresse e-mail personnalisée permet au Client de choisir le nom de domaine de son Avatar, les identifiants devant préalablement être fournis par le Client. 

4.7.1. Temps de réponses aux demandes

Lorsqu’une ligne téléphonique est proposée au Client, cela signifie que l’équipe et les contacts du Client (clients, fournisseurs etc.) peuvent contacter l’Intervenant dans le cadre de procédures préalablement définies, correspondant aux heures d’ouverture du standard téléphonique. 

4.7.2. Procédures personnalisées 

Lorsque l’Intervenant exécute une Prestation, il suit en principe les procédures standards définies par PAPYRUS, sauf dans le cadre de procédures personnalisées où le Client peut déterminer la manière dont les Tâches sont exécutées. 

4.7.3. Autres services 

PAPYRUS se réserve la faculté de proposer toutes autres fonctionnalités qu’elle jugera utile, sous une forme et selon les moyens techniques qu’elle estimera les plus appropriés. 

4.8. Délai d’exécution 

À défaut de précisions ou d’accord sur la date d’exécution, toute Tâche est exécutée dans un délai raisonnable et au plus tard 30 jours à compter de la demande du Client. Toute demande supplémentaire formulée par le Client aux termes de la Prestation initiale fait l’objet d’une nouvelle Prestation. 

4.9. Possibilité de refuser une Prestation

Dans certaines hypothèses, PAPYRUS se réserve la possibilité de refuser d’exécuter la Prestation. Pour ce faire, PAPYRUS notifie au Client son refus d’exécuter la Prestation sans avoir à fournir une justification au Client.

4.10. Suivi des Prestations 

Le Client dispose d’un suivi en temps réel de sa demande (décompte des heures consommées et des demandes en cours et finalisées), sur demande ou lors des réunions dites de suivi de mission.

En cas de difficultés rencontrées lors d’une Prestation, le Client pourra en faire part à PAPYRUS qui procèdera à des vérifications quant aux échanges de messages entre l’Intervenant et le Client et aux Actions menées par l’Intervenant à cette occasion. 

4.11. Rétractation

La ou les formules au forfait sont souscrites sans engagement. Le Client peut décider de rompre son contrat de prestation de service à tout moment, sans condition de motif, en utilisant le formulaire de rétractation et en tenant compte du délais de légal de résiliation fixé à 15 jours ouvrés indicatif (hors jour férié). La résiliation prend effet directement, si les conditions de rétractations sont réunies. PAPYRUS s’engage alors à restituer l’acompte de 30 % versé dès le démarrage de la mission sous contrat. Si le délai légal de rétraction est dépassé (à partir de J+1 après les 15 jours suivant la signature du contrat, l’acompte ne saurait être reverser et contrat prendra fin à la date de résiliation par le client, la mission restant inachevée ou en suspens.

5. Conditions financières

5.1. Prix et paiement des services 

Le devis peut avoir deux période de validité : pour les prestations à la carte il est de 1 mois, tandis que pour les prestations sous forme de contrat (infra-mensuels ou annuels), la validité est augmentée à 3 mois. Le démarrage d’une mission s’effectue toujours après avoir perçu l’acompte de 30 % du coût total de la mission à réaliser. Il est facturé sous forme de facture d’acompte.  Le solde se fait en fin de contrat, après restitution totale des travaux effectués et sur facturation. Le délais de paiement est de 30 jours après réception de la facture globale. Tout retard de paiement entraine une majoration de 40,00 € + 1,5 % du total facture TTC.

5.1.1. Facturation récurrente 

Lorsque le Client souscrit à une formule au forfait sous forme récurrente et mensuelle, le premier Cycle du contrat est immédiatement facturé au Client. Par la suite, si le contrat se réalise mensuellement, et fidèlement au prestations de services demandé à la signature, alors une facturation mensuelle peut éventuellement voir le jour. La période peut être définie et formalisé sur le nombre de mois nécessaire à l’accompagnement. Autrement, il peut aussi être à durée indéterminée. Pour rompre le contrat, une simple demande suffit. Une facturation au réel des heures réalisées à la date de clôture la relation marchande avec le client sera alors envoyée, dans l’attente de son paiement.

5.1.2. Moyens de paiement 

Le paiement s’effectue par virement bancaire sur le compte renseigné dans le factures émises, ou par paiement WERO, au 06.30.01.94.19.

Le Client reconnaît être titulaire du compte bancaire utilisé(e) pour le paiement des factures. 

5.1.3. Autres frais 

Les frais hors prestations de services à la carte ou hors formule au forfait,  ou éventuels frais supplémentaires (remboursement de frais engagés par PAPYRUS) font l’objet d’une facturation le mois en cours. Toutefois, dès lors que le seuil de 20 heures hors forfait est atteint, une facture est automatiquement établie et envoyé au Client. 

5.2. Incidents de paiement et retard

En cas de défaut de paiement, PAPYRUS se réserve le droit de d’engager des poursuites et éventuellement faire suivre le dossier du client à un cabinet de recouvrement et de suspendre immédiatement le travail en cours Prestations jusqu’à régularisation du paiement, sans préjudice des pénalités de retard prévues.

Aucun rappel n’est exigé pour l’application de pénalités de retard qui courent de plein droit à compter du 31ème jour suivant la date de la facture ou de l’échéance. Le montant des pénalités résulte de l’application aux sommes restant dues d’un intérêt de retard à trois (3) fois le taux d’intérêt légal en vigueur au moment de l’incident. En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€ HT s’appliquera en vertu de l’article D441-5 du Code de commerce.

6. Garanties, Responsabilités et Engagements

Cf. Charte de l’entrepreneur individuel engagé, visible sur le site internet.

7.1. Garantie des Produits

7.2 Responsabilités de PAPYRUS

Cf. Charte de l’entrepreneur individuel engagé, visible sur le site internet.

De plus, PAPYRUS, s’engage à respecter le secret professionnel et ce la ou les mission de soutien achevées.

7.2.1. Dans le cadre de l’exécution de sa Prestation 

PAPYRUS met tous les moyens en œuvre pour réaliser la Prestation selon les termes préalablement conclus au moment des échanges d’e-mails avec le Client. 

La réalisation de la Prestation par PAPYRUS est soumise à des aléas et implique le rôle actif du Client. En aucun cas PAPYRUS ne peut être tenu responsable des erreurs, des imprécisions ou des oublis du Client au moment de formuler sa demande. 

La responsabilité de PAPYRUS ne pourra en aucun cas être engagée en cas de mauvais usage des services proposés, de leurs contenus et de toute cause étrangère à PAPYRUS.

Enfin, la responsabilité de PAPYRUS ne pourra être engagée que s’il est démontré le lien entre le préjudice et la Prestation réalisée par PAPYRUS. Les Prestations confiées à PAPYRUS doivent être validées par le Client. À défaut, le Client ne pourra pas se prévaloir de tout dommage ou préjudice subi de ce fait. 

7.2.2. Dans le cadre d’un retard dans l’exécution de sa Prestation 

PAPYRUS ne pourra pas être tenu responsable de tout retard pris dans la réalisation d’une Prestation ou de toute inexécution dès lors que le Client serait responsable dudit retard ou de ladite inexécution. 

7.2.3. Dans le cadre de l’inexécution de sa Prestation

PAPYRUS s’engage à réaliser les Prestations qui lui sont confiées sous réserve de les avoir acceptées. PAPYRUS se réserve la possibilité de refuser une Prestation sans avoir à se justifier et ne peut être tenu responsable des éventuelles conséquences du refus de réaliser une tâche qui ne rentrerait pas dans ses compétences - son champ d’intervention légal ou ne coïnciderait pas avec ses valeurs. 

De même, une Prestation qui ne peut être finalisée, faute pour le Client de répondre aux sollicitations de PAPYRUS, ne constitue en aucun cas une faute de la part de PAPYRUS et fera l’objet d’une facturation à hauteur du travail réalisé et du temps passé par l’Intervenant. 

7.2.4. Dans le cadre du recours à des prestataires externes

PAPYRUS sollicite tous les tiers, administrations, organismes nécessaires à la bonne réalisation de ses Prestations. 

Lorsque la réalisation de la Tâche nécessite l’intervention d’un tel tiers, PAPYRUS n’est en aucun cas responsable en cas de retard ou de défaut de livraison du bien ou du service dont la commande est effectuée pour le compte du Client.

7.3. Engagements du Client

7.3.1. Dans le cadre de l’exécution de ses Prestations 

Pour toute requête, aux fins de la bonne exécution de chaque Prestation, le Client s’engage à : 

• communiquer à PAPYRUS toutes les informations, données et précisions véridiques, utiles et nécessaires ; 

• mettre à la disposition de PAPYRUS tous les outils et éléments nécessaires (outils, contacts, documents, codes d’accès, etc.) ; 

• être disponible et joignable par PAPYRUS pour toute demande de vérification, précision, élément(s) manquant(s), etc. ; 

• demander uniquement des Prestations réalisables et destinées à un usage légal et licite ; et 

• formuler ses requêtes afin que PAPYRUS puisse être en mesure d’y répondre favorablement dans les temps et ce, dans le cadre des horaires de disponibilité de PAPYRUS.

En cas de manquement à l’une de ces obligations, PAPYRUS se réserve le droit de suspendre temporairement ou définitivement le contrat avec le Client, tout en observant un délai de prévenance de 7 jours ouvrés. 

7.3.2. Non-sollicitation

Le Client s’engage à ne pas prospecter, de façon directe ou indirecte, par quelque moyen que ce soit, tout Intervenant en dehors de PAPYRUS pour son compte ou pour le compte d’un tiers et, ce pendant toute la durée de la collaboration entre le Client et PAPYRUS. L’obligation s’étend également à une durée de 12 mois suivants l’interruption de la Prestation, quels qu’en soient la cause et le motif. Le non-respect de cette obligation par le Client l’expose à des poursuites de la part de PAPYRUS et à une condamnation au versement de dommages-intérêts compte tenu du préjudice causé de ce fait.

8. Force majeure

La responsabilité de PAPYRUS ne pourra pas être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes CGV découle d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence applicable en ce sens. L’exécution de l’obligation reposant sur PAPYRUS est suspendue pendant toute la durée de la force majeure sans aucune indemnisation de part et d’autre.

9. Droit applicable et juridiction 

Les CGV sont soumises au droit français et seront régies et interprétées selon ce droit. En cas de litige, les parties peuvent recourir à un mode de règlement amiable. 

À défaut de résolution du litige à l’amiable, le tribunal compétent sera le tribunal du domicile de PAPYRUS.