Conditions générales de vente

1. Champ d’application

Les présentes Conditions générales de services («CGV») s’appliquent à tous les Clients de PAPYRUS et sont destinées à définir et cadrer les droits et obligations du Client et de PAPYRUS dans le cadre de la réalisation des Prestations de service. 

Ce document établi en langue française s’applique, sans restriction, ni réserve, à toutes les utilisations et ce, pour une durée indéterminée. 

Aucune condition particulière ne peut, sauf exception formelle écrite et signée par les personnes concernées, prévaloir contre les présentes CGV. En cas de contradiction entre différents engagements pris par les Clients et/ou PAPYRUS et/ou avec les prestataires externes, les CGV prévalent, hors accord explicite postérieur à l’acceptation des présentes CGV. Si l’une des clauses des présentes CGV se trouvait nulle ou annulée, les autres clauses n’en seraient pas pour autant annulées. Toute utilisation du site internet implique que le Client ait pris connaissance des CGV et qu’il adhère à ces mêmes conditions. 

Préalablement à la validation de tout contrat ou devis, le Client devra reconnaître avoir pris connaissance des CGV et les accepter sans réserve. En tout état de cause, les CGV sont accessibles à tout moment depuis le site de la société PAPYRUS. 

PAPYRUS se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment, sous réserve, lorsque les changements sont susceptibles d’affecter les droits du Client de manière substantielle, de notifier le Client préalablement par voie d’e-mail. Le Client est libre d’accepter ou de refuser les CGV modifiées. Pour refuser les CGV modifiées, le Client résilie son contrat. Tout Client qui a recours aux Prestations de PAPYRUS postérieurement à l’entrée en vigueur des CGV modifiées est réputé avoir lu et accepté ces modifications. 

2. Définitions – Lexique

Contrat de prestations de service : Désigne la formule du service souscrite par le Client constituée sous forme de « Coffret scribe + intitulé».

Heure : Désigne l’unité de mesure décomptée sous forme d’unité de travail tenant compte du temps et de la compétence de l’intervenant lors des prestations. Le nombre d’heures nécessaires à la réalisation d’une prestation est susceptible de varier en fonction de la nature de la requête, de sa complexité, du temps nécessaire à sa réalisation et des qualifications de l’intervenant. 

Client : Désigne toute personne morale ou tout professionnel utilisant les services de PAPYRUS.

CGV : Désigne les présentes Conditions Générales de Vente.

Prestations à  la carte : Terme spécifique utilisé pour les la réalisation à l'unité de prestations de service à la carte.

Clic and Collect : Désigne la banque de document disponible en ligne à l'achat via un panier numérique. Le client peut accède à ses documents numériques une fois son panier réglé en ligne. Il obtient alors directement la facture dédiée à son achat. Le client peu jouir immédiatement du document numérique. Toute reproduction en vue d'en faire de la commercialisation par la suite est interdite et protégée par les droits d'auteur la société PAPYRUS, et déposés auprès de l'institut de la propriété intellectuelle (INPI).

Coffret : Désigne un ensemble prédéfini de tâches, réuni sous forme de formule et décompté par tranche 20h, sur une base mensuelle.

Prestation à la carte : Désigne les services réalisés par PAPYRUS pour le compte du client, à l’unité et décomptés de la même manière que précédemment, sur la base d’un tarif horaire, validé précédemment par le retour du devis signés par le client. Ceci déclenche le début de la mission ou alors la ou les prestations de services à la carte.

Tâche : Ensemble des tâches réalisées par PAPYRUS dans le cadre de la carde de la réalisation totale de ladite ou lesdites prestation(s), conformément au devis signé au préalable.

PAPYRUS : Désigne la société PAPYRUS, ci-avant mentionnée.

3. Objet

PAPYRUS est spécialisée dans l’assistanat de direction à distance ainsi que l’implémentation et l’externalisation des processus métiers des entreprises. Les services proposés par PAPYRUS sont constitués d’humain(s) et d’automatisation de fichiers de suivi de l’activité. ‍

4. Offre de services

PAPYRUS propose la réalisation de travaux administratif et de gestion sous la forme prestations à la carte ou sous forme de coffrets scribe, selon les modalités et conditions définies ci-après.

4.1 Souscription d’un coffret scribe

Le Client s’engage à fournir à PAPYRUS, au moment de la configuration de son service d’assistance personnelle, des coordonnées e-mail exactes et à jour. PAPYRUS n’est en aucun cas responsable de la non-réception par le client des réponses à ses e-mails dans le cas où le client aurait fourni des coordonnées e-mail inexactes ou obsolètes. 

4.2 Cycle d’un coffret scribe

Un cycle d’un coffret scribe commence le jour où le client souscrit à une formule au forfait (sur devis) et verse le paiement de l’acompte sur la mission (30 % du prix total T.T.C, par le biais d’un moyen de paiement valide.

4.3 Disponibilité du service 

Sauf stipulation contraire, l'équipe de PAPYRUS est disponible aux horaires de bureau, du lundi au vendredi de 8h00 à 19h00 et le samedi de 10h00 à 13h00, hormis les jours fériés.

4.4 Contenu des coffrets

PAPYRUS propose différents formules en fonction des besoins du Client, à savoir :

Les prestations “A la carte” prévoient : 

• Un nombre défini de tâches, décompté par heures de travail pour la réalisation total du projet de soutien impulsé par le client.

Le nombre d’heures d’audit et d'évaluation des besoins est gratuit hors frais kilométriques engagés par PAPYRUS. Ces frais kilométriques sont facturés sur barème de l'année en cours en vigueur. Le client s’engage à verser le paiement de l’acompte sur la mission (30 % du prix total T.T.C), par le biais d’un moyen de paiement valide.

4.4 Contenu et utilisation de la banque de document "L' Alexandrie numérique"

Cette banque de documents, disponible en "clic and collect", est strictement réservée à un usage interne et ne saurait être diffusé hors de l'établissement les utilisant. De plus les documents sont soumis au droits d'auteur détenus par la société PAPYRUS, et enregistré à l'institut national de la protection intellectuelle. La banque de document en pdf, est à recopier pour une utilisation future par le client. La banque de documents personnalisables, est plus onéreuse mais permet au client de n'avoir qu'à l'adapter suivant le contexte choisi. Le client peut compléter sa demande de "clic and collect" d'une assistance personnalisée ou de la formule tremplin des entrepreneurs, qui est à juste titre une formation courte pour que l'entrepreneur soit autonome avec les documents achetés en ligne.

4.5 Tarifs des coffrets scribes

Les forfaits suivent le barème suivant :  

4.5.1. Révision des tarifs

PAPYRUS se réserve le droit de modifier le prix mensuel des formules au forfait, à tout moment et sans justification de motif, à la seule condition de mentionner le nouveau prix mensuel aux présentes. Le prix mensuel applicable est le prix tel qu’indiqué aux présentes au moment de la validation du contrat de prestations de services, sans préjudice d’une modification ultérieure par PAPYRUS.

4.5.2. Coût d’une Prestation

Le nombre d’heures(s) nécessaire à la réalisation des tâches de la ou des missions(échanges préalables, estimation du nombre d’actions, exécution des services, compte rendu etc.), est susceptible de varier en fonction de la nature de la requête, de sa complexité, du temps nécessaire à sa réalisation et des Qualifications de l’intervenant.

4.5.3. Débours

En cas d’achats effectués ou de frais engagés, la facture est établie directement au nom du client, PAPYRUS fera suivre une facturation supplémentaire de la somme totale due au titre dudit ou desdits achats en tant que frais de débours. En cas de difficultés rencontrées à la suite de l’achat d’un bien ou d’un service (non-réception du bien, défaut de livraison, etc.), PAPYRUS ne pourra pas être tenu responsable dès lors que l’intervenant aura répondu à la demande du client.

4.5.4. Frais 

Tous les autres frais engagés par PAPYRUS dans le cadre d’une prestation réalisée pour le client (frais d’affranchissement, déplacements, panier repas etc.) font l’objet d’une refacturation au Client à hauteur des montants engagés par PAPYRUS suivant le barème kilométrique en vigueur.

4.6. Demande de Prestation 

La réalisation d’une prestation est conditionnée à une demande claire et précise quant à la tâche à réaliser. Pour chaque prestation, le Client envoie un e-mail en français pour une prise de rendez vous physique ou téléphonique en détaillant le contenu de la tâche à réaliser, ou réalise sa prise de rendez-vous via l'application "Calendly" mise à disposition du client. Pour renouveler un service que le client avait déjà contracté, il peut le demander par la voie du mail, tout en fournissant les pièces actualisées nécessaires à la bonne réalisation de l a mission future.

4.7. Temps de réponses aux demandes

Lorsqu’une ligne téléphonique est proposée au client, cela signifie que l’équipe et les contacts du client (clients, fournisseurs etc.) peuvent contacter l’intervenant dans le cadre de procédures préalablement définies, correspondant aux heures d’ouverture du standard téléphonique. 

4.7.1. Procédures personnalisées 

Lorsque l’intervenant exécute une prestation, il suit en principe les procédures standards définies par PAPYRUS, sauf dans le cadre de procédures personnalisées où le client peut déterminer la manière dont les tâches sont exécutées. 

4.7.2. Autres services 

La société PAPYRUS se réserve la faculté de proposer toutes autres fonctionnalités qu’elle jugera utile, sous une forme et selon les moyens techniques qu’elle estimera les plus appropriés. 

4.8. Délai d’exécution 

À défaut de précisions ou d’accord sur la date d’exécution, toute tâche est exécutée dans un délai raisonnable et au plus tard 30 jours à compter de la demande du Client. Toute demande supplémentaire formulée par le Client aux termes de la Prestation initiale fait l’objet d’une nouvelle prestation. Il sera possible de demander un délai raccourci, générant des frais supplémentaires sur la facturation finale.

4.9. Possibilité de refuser une Prestation

Dans certaines hypothèses, PAPYRUS se réserve la possibilité de refuser d’exécuter la Prestation. Pour ce faire, PAPYRUS notifie au Client son refus d’exécuter la Prestation sans avoir à fournir une justification au Client.

4.10. Suivi des Prestations 

Le client dispose d’un suivi en temps réel de sa demande (décompte des heures consommées et des demandes en cours et finalisées), sur demande ou lors des réunions dites de suivi de mission.

En cas de difficultés rencontrées lors d’une prestation, le client pourra en faire part à PAPYRUS qui procèdera à des vérifications quant aux échanges de messages entre l’intervenant et le client et aux actions menées par l’intervenant à cette occasion. 

4.11. Rétractation

La ou les formules au forfait sont souscrites sans engagement. Le Client peut décider de rompre son contrat de prestation de service à tout moment, sans condition de motif, en utilisant le formulaire de rétractation et en tenant compte du délai légal de résiliation fixé à 14 jours ouvrés indicatifs (hors jour férié). La résiliation prend effet directement, si les conditions de rétractations sont réunies. PAPYRUS s’engage alors à restituer l’acompte de 30 % versé dès le démarrage de la mission sous contrat. Si le délai légal de rétraction est dépassé (à partir de J+1 après les 14  jours suivants la signature du contrat, l’acompte ne saurait être reversé et le contrat prendra fin à la date de résiliation oblitérée sur le bordereau d'accusé de réception retour, la mission restant inachevée ou en suspens.

5. Conditions financières

5.1. Prix et paiement des services 

Le devis peut avoir deux périodes de validité : pour les prestations à la carte il est de 1 mois, tandis que pour les prestations sous forme de contrat (infra-mensuels ou annuels), la validité est augmentée à 3 mois. Le démarrage d’une mission s’effectue toujours après avoir perçu l’acompte de 30 % du coût total de la mission à réaliser. Il est facturé sous forme de facture d’acompte.  Le solde se fait en fin de contrat, après restitution totale des travaux effectués et sur facturation. Le délais de paiement est de 30 jours après réception de la facture globale. Tout retard de paiement entraine une majoration de 40,00 € + 1,5 % du total facture TTC.

5.1.1. Facturation récurrente 

Lorsque le Client souscrit à un coffret scribe sous forme récurrente et mensuelle, le premier cycle du contrat est immédiatement facturé au Client. Par la suite, si le contrat se réalise mensuellement, et fidèlement aux prestations de services demandées à la signature, alors une facturation mensuelle peut éventuellement voir le jour. La période peut être définie et formalisée sur le nombre de mois nécessaires à l’accompagnement. Autrement, il peut aussi être à durée indéterminée. Pour rompre le contrat, une simple demande suffit s'il est rompu en fin de la période prédéfinie du contrat. Sinon, une facture au prorata sera émise, jusqu'à la date oblitérée sur l'accusé de réception retour de la lettre de demande de résiliation, dans l’attente de son paiement.

5.1.2. Moyens de paiement 

Le paiement s’effectue par virement bancaire sur le compte renseigné dans les factures émises, ou par paiement WERO, au 06.30.01.94.19.

Le Client reconnaît être titulaire du compte bancaire utilisé(e) pour le paiement des factures. 

5.1.3. Autres frais 

Les frais hors prestations de services à la carte ou hors coffret scribe,  ou éventuels frais supplémentaires (remboursement de frais engagés par PAPYRUS), font l’objet d’une facturation le mois en cours. Toutefois, dès lors que le seuil de 20 heures hors forfait est atteint, une facture est automatiquement établie et envoyée au Client. Tout frais de renvoi est supporté par le client et non par la société PAPYRUS.

5.2. Incidents de paiement et retard

En cas de défaut de paiement, PAPYRUS se réserve le droit de d’engager des poursuites et éventuellement faire suivre le dossier du client à un cabinet de recouvrement et de suspendre immédiatement le travail en cours, jusqu’à régularisation du paiement, sans préjudice des pénalités de retard prévues.

Aucun rappel n’est exigé pour l’application de pénalités de retard qui courent de plein droit à compter du 31ème jour suivant la date de la facture ou de l’échéance. Le montant des pénalités résulte de l’application aux sommes restant dues d’un intérêt de retard à trois (3) fois le taux d’intérêt légal en vigueur au moment de l’incident. En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40,00 € TTC, s’appliquera en vertu de l’article D441-5 du Code de commerce.

6. Garanties, Responsabilités et Engagements

Cf. Charte de l’entrepreneur individuel engagé, visible sur le site internet.

7.2 Responsabilités de PAPYRUS

Cf. Charte de l’entrepreneur individuel engagé, visible sur le site internet.

De plus, PAPYRUS, s’engage à respecter le secret professionnel, le RGPD et la confidentialité autour des données fournies par le client, et dans l'intégralité des missions de soutien achevées ou en cours.

7.2.1. Dans le cadre de l’exécution de sa Prestation 

PAPYRUS met tous les moyens en œuvre pour réaliser la prestation selon les termes préalablement conclus au moment des échanges avec le client. 

La réalisation de la prestation par PAPYRUS est soumise à des aléas et implique le rôle actif du client. En aucun cas PAPYRUS ne peut être tenu responsable des erreurs, des imprécisions ou des oublis du client au moment de formuler sa demande. 

La responsabilité de PAPYRUS ne pourra en aucun cas être engagée en cas de mauvais usage des services proposés, de leurs contenus et de toute cause étrangère à PAPYRUS.

Enfin, la responsabilité de PAPYRUS ne pourra être engagée que s’il est démontré le lien entre le préjudice et la prestation réalisée par PAPYRUS. Les Prestations confiées à PAPYRUS doivent être validées par le Client. À défaut, le client ne pourra pas se prévaloir de tout dommage ou préjudice subi de ce fait. 

7.2.2. Dans le cadre d’un retard dans l’exécution de sa Prestation 

PAPYRUS ne pourra pas être tenu responsable de tout retard pris dans la réalisation d’une prestation ou de toute inexécution dès lors que le client serait responsable dudit retard ou de ladite inexécution. 

7.2.3. Dans le cadre de l’inexécution de sa Prestation

PAPYRUS s’engage à réaliser les prestations qui lui sont confiées sous réserve de les avoir acceptées. PAPYRUS se réserve la possibilité de refuser une prestation sans avoir à se justifier et ne peut être tenu responsable des éventuelles conséquences du refus de réaliser une tâche qui ne rentrerait pas dans ses compétences - son champ d’intervention légal ou ne coïnciderait pas avec ses valeurs. 

De même, une prestation qui ne peut être finalisée, faute pour le client de répondre aux sollicitations de PAPYRUS, ne constitue en aucun cas une faute de la part de PAPYRUS et fera l’objet d’une facturation à hauteur du travail réalisé et du temps passé par l’intervenant. 

7.2.4. Dans le cadre du recours à des prestataires externes

PAPYRUS sollicite tous les tiers, administrations, organismes nécessaires à la bonne réalisation de ses prestations. 

Lorsque la réalisation de la tâche nécessite l’intervention d’un tel tiers, PAPYRUS n’est en aucun cas responsable en cas de retard ou de défaut de livraison du bien ou du service dont la commande est effectuée pour le compte du client.

7.3. Engagements du Client

7.3.1. Dans le cadre de l’exécution de ses Prestations 

Pour toute requête, aux fins de la bonne exécution de chaque Prestation, le client s’engage à : 

• Communiquer à PAPYRUS toutes les informations, données et précisions véridiques, utiles et nécessaires ; 

• Mettre à la disposition de PAPYRUS tous les outils et éléments nécessaires (outils, contacts, documents, codes d’accès, etc.) ; 

• Être disponible et joignable par PAPYRUS pour toute demande de vérification, précision, élément(s) manquant(s), etc. ; 

• Demander uniquement des prestations réalisables et destinées à un usage légal et licite ; et 

• Formuler ses requêtes afin que PAPYRUS puisse être en mesure d’y répondre favorablement dans les temps et ce, dans le cadre des horaires de disponibilité de PAPYRUS.

En cas de manquement à l’une de ces obligations, PAPYRUS se réserve le droit de suspendre temporairement ou définitivement le contrat avec le client, tout en observant un délai de prévenance de 7 jours ouvrés. 

7.3.2. Non-sollicitation

Le Client s’engage à ne pas prospecter, de façon directe ou indirecte, par quelque moyen que ce soit, tout intervenant en dehors de PAPYRUS pour son compte ou pour le compte d’un tiers et, ce pendant toute la durée de la collaboration entre le client et PAPYRUS. L’obligation s’étend également à une durée de 12 mois suivants l’interruption de la prestation, quels qu’en soient la cause et le motif. Le non-respect de cette obligation par le client l’expose à des poursuites de la part de PAPYRUS et à une condamnation au versement de dommages-intérêts compte tenu du préjudice causé de ce fait.

8. Force majeure

La responsabilité de PAPYRUS ne pourra pas être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes CGV découle d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence applicable en ce sens. L’exécution de l’obligation reposant sur PAPYRUS est suspendue pendant toute la durée de la force majeure sans aucune indemnisation de part et d’autre.

9. Droit applicable et juridiction 

Les CGV sont soumises au droit français et seront régies et interprétées selon ce droit. En cas de litige, les parties peuvent recourir à un mode de règlement amiable. 

À défaut de résolution du litige à l’amiable, le tribunal compétent sera le tribunal afférant à la domiciliation sociale de la société PAPYRUS, soit le RCS de Quimper.